Ovisno o natječajnoj proceduri, natječaji se moraju objavljivati na europskoj ili lokalnoj razini. Na europskoj razini objavljuju se u Službenom listu Europskih zajednica i na internetskim stranicama Europske komisije, npr. EuropeAid-u ili TED-u. Može biti uputna i objava u tisku zemlje korisnika i, ako je potrebno, u specijaliziranim publikacijama. U Hrvatskoj se natječaji za programe CARDS/PHARE, ISPA, IPA TAIB i IPA CBC objavljuju na internetskoj stranici Središnje agencije za financiranje i ugovaranje.

Mjerljivi indikatori koji će pokazati jesu li ciljevi ostvareni. Objektivno provjerljivi indikatori predstavljaju temelj za izradu odgovarajućeg sustava nadzora.

Revizija, koja se vrši tijekom trajanja projekta ili nakon njega, kako bi se provjerilo jesu li postignuti izravni ciljevi.

Postupak ocjene ponuda pristiglih nakon objave natječaja

Stručnjak s detaljnim poznavanjem pitanja koja pokriva program dodjele bespovratnih sredstava, kojeg ugovaratelj angažira kako bi proveo detaljnu pismenu ocjenu prijava za dodjelu bespovratnih sredstava, koristeći se objavljenim obrascima za ocjenjivanje. On/ona ne smije biti član odbora za evaluaciju projekata.

Odbor sastavljen od neparnog broja članova s pravom glasa, imenovan od ugovaratelja, koji posjeduje nužne tehničke, jezične i administrativne kapacitete za ocjenu pristiglih ponuda na natječaje ili prijave za dodjelu bespovratnih sredstava. Odbori za ocjenu ponuda koriste se, na primjer u okviru programa CARDS i PHARE.

Odbor zadužen za analiziranje prijedloga projekata pristiglih na poziv na dostavu prijedloga koji preporučuje rezultate provedbenoj agenciji. Odbori za odabir se koriste, npr. u okviru ERDF-a, ESF-a, INTERREG-a i programa IPA CBC.

Glavno je tijelo za nadzor provedbe programa SAPARD u kojem sudjeluju Komisija i zemlje korisnice. Odborom predsjeda državni dužnosnik koji ima ministarski ili državnotajnički status. Sudjeluju također i predstavnici upravljačkog tijela, SAPARD agencije, dionici (interesne zajednice), nacionalni dužnosnik za ovjeravanje (NDO) i nacionalni koordinator pomoći (NKP).

Upravni odbor zadužen za koordinaciju i koherentnost između pomoći koja se dobiva iz različitih komponenti programa IPA. Osim toga, Odbor za program IPA posebno je zadužen za komponente IPATAIB i IPA CBC. Drugi su odbori zaduženi za preostale komponente programa: STAR odbor za IPA-RD i Koordinacijski odbor za ERDF, ESF i Kohezijski fond za komponente IPA regionalni razvoj i IPA HRD.

Odbor sastavljen od neparnog broja članova s pravom glasa koje imenuje ugovaratelj, a koji posjeduju potrebnu ekspertizu za odabir trgovačkih društava u užem izboru u okviru ograničene procedure nabave.

Procedura EU u kojoj određeni odbor pomaže Europskoj komisiji u provedbi njezinih zadaća. Odbori su forumi za raspravu; sastoje se od predstavnika država članica, a njima predsjedavaju predstavnici Komisije. Komisiji omogućavaju da uspostavi dijalog s nacionalnim državnim upravama prije nego li usvoji neku provedbenu mjeru. Komisija osigurava da oni što je bolje moguće odražavaju situaciju u svakoj od zainteresiranih zemalja. Postoje savjetodavni odbori, upravni odbori i regulatorni odbori.

Interni dokument Europske komisije kojim se odobravaju sredstva Zajednice za neki program ili operaciju. Izrađuje se na osnovu prijedloga za financiranje i usvaja nakon pozitivnog mišljenja relevantnog upravnog odbora. Osnova je za potpisivanje sporazuma/memoranduma o financiranju.

Formalna odluka Komisije koju ona usvaja radi izdvajanja određenih financijskih sredstava u određenu svrhu. Nije dozvoljeno stvaranje obveza - rashoda koji premašuju sredstva odobrena ovakvom odlukom.

Oblik razvoja koji zadovoljava sadašnje potrebe a da ne ugrožava sposobnost budućih generacija da zadovolje svoje vlastite zahtjeve. Usmjeren je na poboljšanje životnog standarda pojedinaca, uz kratkoročno, srednjoročno i dugoročno očuvanje okoliša. Cilj mu je trostruk: razvoj koji je počiva na gospodarskoj učinkovitosti, socijalnoj pravdi i održivoj zaštiti okoliša. Strategija odrzivog razvitka EU usvojena je 2001. godine, a revidirana 2005. godine. Komisija je 2002. godine usvojila globalno partnerstvo za održivi razvoj, koji mu je dao vanjsku dimenziju. U svrhu promicanja odrzivog razvoja javni je sektor dužan ograničiti štetne utjecaje prometa i rizika po zdravlje, poboljšati upravljanje prirodnim resursima, posebno njihovu konzumaciju, i boriti se protiv socijalne isključenosti i siromaštva u Europi i ostatku svijeta. Mora također poduzeti i mjere protiv klimatskih promjena te ograničiti njihove posljedice.

Vjerojatnost da će se korist koju je neki projekt stvorio nastaviti nakon što pomoć EU završi. Ključni faktori koji imaju utjecaja na održivost su: (i) vlasništvo korisnika nad projektom; (ii) podrška/konzistentnost politike; (iii) odgovarajuća tehnologija; (iv) okoliš; (v) socio-kulturološka pitanja; (vi) ravnopravnost spolova; (vii) upravljačka sposobnost institucija; i (viii) ekonomska i financijska održivost.

Procedura u kojoj, nakon objave obavijesti o nabavi, samo kandidati koje ugovaratelj pozove mogu dati ponudu.

U kontekstu strukturnih fondova u Financijskoj perspektivi 2000.-2006., osnovni programski dokument kojim EK i vlade država članica definiraju pomoć iz strukturnih fondova i osiguravaju konzistentnost između te pomoći i ostalih aktivnosti koje se financiraju na regionalnoj razini. Polazište za pregovore predstavlja nacionalni razvojni plan. Operativni programi dalje razrađuju načine na koje će se sredstva trošiti. OPZ je predviđen za države članice koje primaju više od milijarde eura, dok ostale države članice definiraju jedinstveni programski dokument.

Strateški dokument za 3. i 4. komponentu programa IPA (IPA Regionalni razvoj i IPA HRD). Izrađuje se na osnovu nacionalne razvojne strategije i Višegodišnjeg indikativnog planskog dokumenta (VIPD). Cilj mu je osigurati konzistentnost između dviju komponenata programa IPA te usklađenost s nacionalnim i europskim prioritetima, a posebno s lisabonskim ciljevima. Predstavlja okvir za operativne programe koji dalje razrađuju definirane prioritete.

Program Zajednice u Financijskoj perspektivi 2007-2013. koji financira ciljeve obnovljene Lisabonske strategije. Uspostavljen je Odlukom 1639/2006/EZ. Proračun programa je 3,621 milijarde eura. Okvirni se program sastoji od tri programa: (1) Program za poduzetništvo i inovacije (EIP); (2) Program podrške politici informacijskih i komunikacijskih tehnologija (ICT) te (3) Inteligentna energija u Europi (IEE) koja nastavlja istoimeni prethodni program.

Jedan od tri okvirna programa na području slobode, sigurnosti i pravde uspostavljen za razdoblje 2007.-2013. Proračun programa je 735 milijuna eura. Cilj mu je osigurati djelotvornu operativnu suradnju u borbi protiv kriminala i terorizma. Okvirni se program sastoji od dva financijska instrumenta koji uključuju sljedeće posebne programe: „Sprječavanje i borba protiv kriminala" i „Sprječavanje, pripravnost i upravljanje posljedicama terorizma i drugim sigurnosnim rizicima". Program nastavlja bivši program AGIS.

Jedan od tri okvirna programa na području slobode, sigurnosti i pravde, uspostavljen za razdoblje 2007.-2013. Proračun programa je cca. 4 milijardi eura. Glavni mu je cilj pružiti rješenja za pravednu raspodjelu odgovornosti između država članica pri uvođenju integriranog upravljanja vanjskim granicama Europske unije te u provedbi zajedničkih politika azila i imigracije. Okvirni se program sastoji od četiri financijska instrumenta: 1) Fonda za vanjske granice, 2) Fonda za integraciju, 3) Fonda za povratak, i 4) Fonda za izbjeglice.

Jedan od tri okvirna programa na području slobode, sigurnosti i pravde uspostavljen za razdoblje 2007.-2013. Proračun programa je 542,9 milijuna eura. Cilj mu je uspostaviti područje slobode, sigurnosti i pravde kroz promicanje suradnje po nekim specifičnim pitanjima. Okvirni se program sastoji od pet financijskih instrumenata: 1) Daphne III, 2) Suzbijanje droga i informiranje, 3) Temeljna prava i državljanstvo, 4) Građansko pravosuđe i 5) Kazneno pravosuđe. Hrvatska planira pokrenuti proces pregovora za punopravno sudjelovanje u 2008. godini.

Okvirni programi uspostavljeni radi pružanja koherentne podrške na području slobode, sigurnosti i pravde tijekom trajanja Financijske perspektive 2007.-2013. Postoje tri okvirna programa: 1) Sigurnost i zaštita sloboda, 2) Temeljna prava i pravosuđe te 3) Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima.

Opća pravila i uvjeti pod kojima se odvija suradnja između EK i zemlje korisnika. Okvirni je sporazum ujedno i pravni okvir za provedbu svih operacija vezanih uz programe pomoći EU u toj zemlji. Europska komisija i Hrvatska su do sada potpisale dva takva sporazuma 2002. godine za CARDS i pretpristupne programe (PHARE, ISPA, SAPARD), te 2005. godine za programe Zajednice. Okvirni sporazum se predviđa i za program IPA.

Ugovor i ograničene vrijednosti (do 200.000,00 €) s fiksnim uvjetima, koje se dodjeljuju posebnom procedurom nabave. EK periodično odabire ponuđače za određenu vrstu usluga te javno objavljuje njihove popise.

Svi strateški dokumenti na temelju kojih se vrši programiranje. Sljedeći dokumenti se mogu smatrati strateškom osnovom: Europsko/pristupno partnerstvo, redovita izvješća, Strategija EU za proširenje, Nacionalni program za prihvaćanje pravne stečevine EU, Nacionalna razvojna strategija.

Objašnjavaju zašto je projekt važan za društvo, u smislu dugoročne koristi za krajnje korisnike te šire koristi za druge skupine. Njima se također prikazuje na koji se način program uklapa u regionalne/resorne politike dotične vlade/organizacije i Europske zajednice te u općenite ciljeve politika suradnje EZ-a. Opći ciljevi se ne ostvaruju samo dotičnim projektom, ali će on doprinijeti njihovom ostvarivanju.

Opće ugovorne odredbe u administrativnim, financijskim, pravnim i tehničkim klauzulama koje određuju izvršenje ugovora određenog tipa (o pružanju usluga, nabavi roba, izvršenju radova ili dodjeli bespovratnih sredstava).

U kontekstu programa IPA, tijelo ili tijela zadužena za upravljanje i provedbu neke komponente programa IPA. Ovisno o komponenti programa IPA, operativna struktura može se sastojati od jedne provedbene agencije (npr. za IPA TAIB) ili više tijela koja provode različite zadatke. S obzirom na to mogu se nazvati upravljačkim ili provedbenim tijelom.

Dokumenti koji se definiraju kao smjernice za provedbu programa. Uključuju različite operativne priručnike i pravilnike, koji odgovornim institucijama omogućuju da program provode na koherentan i transparentan način te u skladu sa svim pravilima koja se na njega primjenjuju.

U kontekstu strukturnih fondova i instrumenata kohezijske politike, dokument koji izrađuje država članica i odobrava Komisija za provedu Okvira za potporu Zajednice/Nacionalnog strateškog referentnog okvira. Sadrži konzistentan niz prioriteta koji čine višegodišnje mjere. Može se provoditi korištenjem jednog ili više fondova te jednog ili više financijskih instrumenata te kroz EIB.

U kontekstu programa IPA, dokument koji izrađuje zemlja korisnica i odobrava Europska komisija za provedbu Okvira za usklađenost strategija. Dokument sadrži niz prioriteta (prioritetnih osi) i višegodišnjih mjera.

U slučaju ugovora o pružanju usluga, dokument koji utvrđuje zadatke, koje se traži od izvođača projekta te navodi pozadinu i ciljeve projekta, predviđene aktivnosti, očekivane unose i neposredne rezultate, proračun, vremenski raspored te opis posla.

U slučaju ugovora o twiningu, dokument koji utvrđuje zadatke koje se traže od twinning partnera u projektu. Dokument definira ciljeve, aktivnosti, očekivane rezultate, tražene profile twinning savjetnika i proračun cijelog twinning projekta. Izrađuje se na temelju opisa posla te predstavlja ekvivalent opisa posla koji se koristi za ugovore o pružanju usluga.

Pojednostavljena verzija opisa posla za twinning kad se radi o projektu Twinning Light.

Procedura u kojoj bilo koja fizička ili pravna osoba ili skupina njih može dati ponudu kao odgovor na obavijest o nabavi.